Как написать сопроводительное письмо на заключение договора

Содержание

Сопроводительное письмо к договору

Организации могут обмениваться друг с другом различной документацией для подписания, в том числе и договорами. В этом случае принято вместе с бумагами прикладывать сопроводительное письмо. В нем указывают, какие документы были отправлены и какие действия с ними компания ожидает от получателя. Разберемся, как составить сопроводительное письмо к договору.

Для чего пишут сопроводительные письма к договору

Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.

Функции такого письма:

Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.

Что важно помнить

Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.

Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.

Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.

Составляем сопроводительное письмо к договору

Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.

Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.

Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.

Что требуется указать в письме:

Образец сопроводительного письма к договору

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А,
ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22

Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву Семену Семеновичу

Исх. № 34526-2
«23» июля 2020 года

Сопроводительное письмо к договору

Уважаемый Семен Семенович!

Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.

Источник

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Сопроводительное письмо к документам: образец заполнения (обновлено: 01.01.2021)

Деловое общение часто предусматривает не только устный обмен информацией, но и предоставление документов клиентам, партнерам и государственным структурам. При этом такие коммуникации могут осуществляться не только юридическими лицами. Любой человек, как физическое лицо, может отправлять запросы, предоставлять документы в официальные органы власти или организации любой формы собственности.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.01.2021)

И каждый раз, становясь участником обмена официально-деловой информацией, необходимо составлять сопроводительные письма к различным видам документов.

1. Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

2. Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

Читайте также:  Как правильно написать рукава или рукова

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании»
(указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

С уважением,
Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель:
Должность __________________
ФИО _________________________
Контактные данные _________________________

4. Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Читайте также:  Деревянная круглая арка на свадьбу

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

7. Сопроводительное письмо к документам – образец

А теперь посмотрим на результат составления письма.Предположим, что переписка связана с выполнением условий договора поставки.

Лист А4 (образец заполнения)

Общество с ограниченной ответственностью «Край»
100100, г. Москва, Ленинский проспект, д.№3, офис 105
ИНН 7711111111, КПП 771111111, ОГРН 507111222 1212

Исх. №5 от 14.12.2018г. ООО «Росток»

111100, г. Москва, ул. Митина,

«ООО Росток» Степанову И.А.

О согласовании условий договора

Уважаемый Илья Александрович!

Высылаем для согласования договор поставки с внесенными изменениями, оговоренными на рабочей встрече 01.11.2018г.

Если со стороны Вашей компании отсутствуют дополнения, ждем от Вас отправки подписанных экземпляров.

Коммерческий директор ООО «Край» Иванов Иванов М.А.

Секретарь департамента продаж

8(495) 111-11-11
e-mail: aaa@ddd.ru

8. Заключение

Сопроводительные письма – обязательный документ, который позволяет зафиксировать факт отправки документов, количество и состав переданной информации. При правильном подходе и наличии утвержденной формы письма, исполнителям не придется тратить большого количества времени на составление текста.

9. Скачать сопроводительное письмо к документам: образец+пример

Скачать пустой бланк

Источник

Soprovoditelnoe-Pismo.ru

Только эффективные сопроводительные письма!

Архив рубрики: Примеры

Сопроводительное письмо к договору, образец

Сопроводительное письмо к договору, образец которого Вы можете использовать в качестве примера при подготовке своего варианта, должно содержать информацию о том, какие действия с документами должен выполнить получатель: изучить, согласовать изменения или подписать. Пишите текст сообщения конкретно и однозначными формулировками так, чтобы должностному лицу были понятны все действия в отношении направляемого документа и не возникало необходимости задавать дополнительных вопросы.

Сопроводительное письмо к договору, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт»
115162, г. Москва, ул. Шаболовка, д.№11, офис 12
ИНН 771111122, КПП 77114115122, ОГРН 5071115541317

Исх. №12 от 12.04.2018г. Филиал 1 ООО «Стандарт»

на № от 305023, г. Курск, ул. 1-ая

О дальнейших действиях в отношении договора

Отправляем Вам для инициации процедуры подписания экземпляры Договора № 45 от 19.09.2018г. с компанией «Телестайл». Юридический департамент проверил договор на соответствие требованиям, текст согласован, можете подписывать.

После получения оригиналов, необходимо направить копию подписанного договора в юридический департамент Управляющей компании в течение 3-х дней после подписания.

Генеральный директор ООО «Стандарт» Усенко Усенко А.Ф.

Секретарь приемной
Макарова А.Д.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать сопроводительное письмо к договору, образец

Пример

Сопроводительное письмо к договору на подпись, образец

После завершения переговоров о заключении договора между компаниями, подтверждения обеими сторонами согласия с условиями и формулировками документа, наступает этап его подписания и обмена экземплярами. Перед отправкой подготовьте сопроводительное письмо к договору на подпись и приложите к нему все необходимые документы.

Сопроводительное письмо к договору на подпись, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Крисп»
153110, г. Москва, ул. Автозаводская, д.№11, офис 12
ИНН 7711111111, КПП 7711455111, ОГРН 5071114441313

Исх. №12 от 12.04.2018г. ООО «Старт»

на № от 150120, г. Москва, ул.

О подписании договора

Уважаемый Андрей Матвеевич!

Высылаем Вам для подписания экземпляры Договора № 25 от 11.04.2018г. и приложение к нему. Все разногласия урегулированы, юрисконсульты обеих компаний подтвердили отсутствие замечаний к тексту документа.

Просим направить наш экземпляр Договора и приложения с Вашей подписью и печатью в течение 5-ти рабочих дней.

Генеральный директор ООО «Крисп» Афанасьев Афанасьев П.П.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать сопроводительное письмо к договору на подпись, образец

Пример

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец

Передавая данные по СОУТ в Государственную инспекцию по труду, необходимо направить сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец которого вы можете взять за основу при подготовке письма. При определении перечня передаваемого пакета документов, необходимо уточнить все данные в юридическом департаменте организации, чтобы пакет документации полностью соответствовал требованиям, действующим на момент отправки письма.

Сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Класс»
110110, г. Москва, Сигнальный проезд, д.№81, офис 28
ИНН 7711111312, КПП 771111216, ОГРН 5071222221714

Исх. №43 от 15.06.2018г. ГИТ по г. Москва

на № от 115582, Москва, ул.

Домодедовская, д. 24, корп. 3

О предоставлении декларации СОУТ

В соответствии с ФЗ-136 от 1 мая 2016 и Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 7 февраля 2014 г. N 80н предоставляем Декларацию и сведения о результатах проведения СОУТ в ООО «Класс».

С уважением,
Генеральный директор ООО «Класс» Жирнов Жирнов Р.С.

Исполнитель:
инженер по охране труда
Летунов А.З.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать сопроводительное письмо к декларации по СОУТ, образец

Пример

Сопроводительное письмо к претензии, образец

Покупая товар или заказывая выполнение каких-либо услуг, ни одна компания не застрахована от того, что могут быть нарушены сроки поставки или выполненные работы будут некачественными. И если стороны не могут разрешить возникшие разногласия устно, то потребуется оформление рекламации и направление ее в адрес стороны, допустившей некачественное обслуживание. Для начала процесса урегулирования потребуется направить пакет документов, составив сопроводительное письмо к претензии, образец которого вы можете использовать в качестве примера.

Читайте также:  Как написать текст в инстаграм на фото в ленте

Сопроводительное письмо к претензии, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Багратион»
100200, г. Москва, ул. Калужская, д.№101, офис 19
ИНН 7711144111, КПП 771122216, ОГРН 50712267243122

Исх. №134 от 26.11.2018г. ООО «Лина»

110100, г. Москва, ул. Гагарина,

Претензия к выполнению условий поставки

В связи внарушением ООО «Лина» правил и сроков поставки продукции в адрес ООО «Багратион», направляем в Ваш адрес претензию по выполнению заявки на закупку № 245 от 02.11.2018г.

По существу претензии так же направляем фотографии упаковки продукции, не соответствующей правилам поставки.

Рассчитываем на урегулирование данного вопроса путем переговоров и возмещения убытков, возникших в связи с допущенными нарушениями со стороны ООО «Лина» в соответствии с п.10 Договора №21 от 12.01.2018г.

Генеральный директор ООО «Багратион» Кулицкий Кулицкий А.А.

Исполнитель:
юрисконсульт
Багров Т.С.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать сопроводительное письмо к претензии, образец

Пример

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, образец

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, образец которого вы можете использовать при необходимости составления такого сообщения, — обязательный документ, оформляемый при отправке акта сверки на подпись клиентам организации. При подготовке текста не забудьте перечислить все приложения, направляемые вместе с актом.

Сопроводительное письмо к акту сверки, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Курс»
100210, г. Москва, ул. Стромынка, д.№12, офис 13
ИНН 7711134114, КПП 7711111183, ОГРН 50712252431212

Исх. №143 от 28.09.2018г. ООО «Шаг»

111000, г. Москва, ул.

Карбышева, д.40, офис 101

О подписании акта сверки

Высылаем в адрес вашей организации акт сверки за период с 01.05.2018г. по 15.09.2018г. и прилагаем копии актов выполненных работ и счетов-фактур за данный период.

Просим оформить акт и направить наш экземпляр в течение 7-ми рабочих дней.

Главный бухгалтер ООО «Курс» Ильинская Ильинская И.М.

Исполнитель:
Бухгалтер
Торопова А.С.

8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов, образец

Пример

Сопроводительное письмо к документам в суд, образец

Любая судебная тяжба – не самое приятное занятие. Но если все же приходится принимать участие в таких процессах, то, в первую очередь, потребуется внимательно отношение к документам, фигурирующим в деле. Сопроводительное письмо к документам в суд – образец можно применить как ориентировочный вариант для составления своего письма. Стоит помнить, что наполнение такого сообщения всегда будет зависеть от конкретного дела, в отношении которого передаются документы. И, безусловно, для формирования сообщения лучше привлечь юристов, компетентных в подготовке таких документов.

Сопроводительное письмо к документам в суд — образец

Общество с ограниченной ответственностью «Ранг»
107128, г. Москва, ул. Каланчёвская, д.№56, офис 34
ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211

Исх. №28 от 02.11.2018г. Басманный районный суд г.

ул. Каланчевская, д. 11

О приобщении документов к делу

Во исполнение определения Басманного районного суда г. Москвы по оставлению искового заявления №167 от 01.08.2018г. без движения, предоставляем уточненное исковое заявление.

Просим принять исправленный текст искового заявления о взыскании задолженности за оказанные услуги с ООО «Путь».

Генеральный директор ООО «Рант» Комаров Комаров А.А.

Скачать сопроводительное письмо к документам в суд, образец

Пример

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Отправка документов – частая необходимость. Компании направляют друг другу не только коммерческие предложения, договоры, акты. Это могут быть любые материалы, касающиеся рекламных акций, презентаций и деловых встреч, обязательные формы для допуска на территорию персонала компаний — исполнителей каких-либо услуг. Предлагаемый образец сопроводительного письма о передаче документов поможет вам составить свой вариант сообщения.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Общество с ограниченной ответственностью «Райт»
150110, г. Москва, ул. Грина, д.№12, офис 15
ИНН 7711111116, КПП 7711343656, ОГРН 5071224111211

Исх. №32 от 02.09.2018г. ООО «Телекс»

на № от 111000, г. Москва, ул.

О предоставлении документов

Уважаемая Ираида Андреевна!

В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам пакет документов, которые необходимо подписать, чтобы наши сотрудники могли выйти для выполнения монтажных работ на территорию Вашей организации.

Просим после оформления с Вашей стороны направить экземпляры нашей компании в течение 4-х рабочих дней, чтобы монтажные работы были нами начаты в оговоренные сроки.

Приложения № 1 и 2 должны остаться у Вас, их отправлять обратно не нужно.

Генеральный директор ООО «Райт» Комаров Комаров А.А.

Исполнитель:
Секретарь приемной
КалининаЕ.Ф.
8(495) ххх-хх-хх
e-mail: хххх@хххх.ru

Скачать образец сопроводительного письма о передаче документов

Пример

Сопроводительное письмо к протоколу разногласий, образец

Источник

Простыми словами о самом интересном
Добавить комментарий