Как написать сопроводительное письмо к заявлению на отпуск

Содержание
  1. Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов
  2. Цели и задачи сопровода
  3. Что указать в сопроводе
  4. Как написать сопровод: пошаговая инструкция
  5. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
  6. Как писать сопроводительное письмо к документам
  7. Чего указывать не надо
  8. Кто подписывает письмо
  9. Как написать сопроводительное письмо к резюме
  10. Без лишней информации и по делу
  11. Что такое сопроводительное письмо
  12. Цель составления
  13. Требования к письму
  14. Структура и содержание
  15. Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания
  16. Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии
  17. Ошибки при составлении
  18. Почему нужно писать сопроводительное письмо
  19. Рекомендации по улучшению
  20. Сопроводительное письмо о направлении документов: как оформить, бланк
  21. Составление сопроводительного письма к документам
  22. Цели и задачи сопровода
  23. Структура сопроводительного письма
  24. Содержание
  25. Пример сопроводительного письма к документам
  26. Общая информация о сопроводительном письме
  27. От кого
  28. Хранение сопроводительных писем
  29. На основании чего
  30. Куда и кто
  31. Цель составления
  32. Виды и типы писем
  33. Деловая этика
  34. Требования к форме бланка
  35. 3.1 Пример пустого бланка
  36. Что это и для чего нужно?
  37. Структура и содержание каждого блока
  38. 4.1 Несколько слов о теме
  39. 4.2 Как обратиться к получателю
  40. 4.3 Что писать в основной части
  41. 4.4 Приложения
  42. 4.5 Кто может подписывать
  43. Структура и реквизиты
  44. Ключевые ошибки при составлении
  45. Зачем нужно писать сопроводительное письмо
  46. Сопроводительное письмо: как написать хороший текст и получить работу мечты
  47. Премия молодых предпринимателей Young Awards 2021. Подать заявку.
  48. Как составить сопроводительное письмо за 5 шагов
  49. Когда сопроводительные письма наиболее важны
  50. Как получить максимум

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

Сопроводительное письмо о направлении документов — это письменное обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг. В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.

Скачать форму сопроводительного письма к документам
Скачать образец сопроводительного письма с приложением документов из КонсультантПлюс
Скачать образец сопроводительного письма с описью документов
Скачать образец сопроводительного письма к документам в Word
Скачать образец сопроводительной записки к документам на подпись
Скачать образец сопроводительного листа при возврате подписанной документации
Скачать образец сопроводительного письма о передаче документов
Скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016

Цели и задачи сопровода

В законодательстве нет официального определения, что такое сопроводительное письмо к документам. На практике эта бумага выполняет одновременно несколько задач:

При работе в рамках федеральных законов 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать различную документацию необходимо довольно часто, например:

Эксперты КонсультантПлюс подготовили рекомендации по составлению сопровода. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что указать в сопроводе

С 01.07.2018, оформляя сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для оформления используют как фирменный бланк, так и чистый лист, составляют желательно в печатном, а не рукописном виде, придерживаясь следующей структуры:

По желанию отправителя ставится печать организации, но это не является обязательным требованием.

Как написать сопровод: пошаговая инструкция

Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как написать сопроводительное письмо к документам в 2021 году.

Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый _____» или «Уважаемая _____». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц:

Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

Шаг 5. Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

Шаг 6. Указать подписавшее письмо лицо и поставить его подпись.

Исполнитель указывается внизу листа. Помимо фамилии, имени и отчества необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Вот приблизительный пример сопроводительного письма к документам в текстовой форме.

ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»

ИНН 1234567890 КПП 121001001

000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67

ООО «Идеальный контрагент»

№124 от 28 октября 2020 г.

Уважаемый Петр Петрович!
В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 №987 (Вх. №365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта №123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.
Приложение:

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах.

Директор
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Источник

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Как писать сопроводительное письмо к документам

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

Пример недопустимой формулировки Следует писать
«Надеемся на скорую встречу» «Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента» «Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» «Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Источник

Как написать сопроводительное письмо к резюме

Без лишней информации и по делу

Каждый раз при отклике на вакансию я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.

Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование. Хотя опыта работы в той должности, на которую я претендовала, у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации по составлению таких писем дают рекрутеры.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это письмо, которое можно приложить к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на вакантную должность, какую пользу можете принести компании и почему должны выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если кандидатов на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.

В большинстве случаев сопроводительное письмо — это не обязательное условие отклика. Но именно этим оно и ценно — с ним можно выделиться на фоне других кандидатов. Иногда в вакансии прямо указано, что от кандидата ждут такое письмо. Например, есть фраза: «Без сопроводительного письма резюме не рассматриваем». Еще без сопроводительного письма часто невозможно откликнуться на вакансию на специализированном портале. Например, так устроен сайт поиска работы hh.ru. Чтобы откликнуться на вакансию, нужно написать хотя бы пару предложений.

Сопроводительное письмо — это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают. Но хорошее письмо может заставить потенциального работодателя обратить на вас внимание. Особенно если в вашей сфере высокая конкуренция.

Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой, и рекрутер может не успевать читать письма всех кандидатов. Писать в таком случае письмо или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.

Цель составления

Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет кандидату выделиться на фоне остальных, особенно если претендентов на одну позицию много и опыт их работы похож. Или наоборот: если все кандидаты без опыта, письмо может сыграть решающую роль.

Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.

Сопроводительное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и не имеете подходящего опыта работы. Тогда в сопроводительном письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.

Плюсы для резюме от сопроводительного письма в том, что таким образом вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем позволяет это сделать резюме.

Требования к письму

Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.

Стиль сопроводительного письма должен быть деловым, но не слишком формальным. Лучше не использовать шаблоны и канцеляризмы — сложные речевые обороты. Например, самое распространенное вводное предложение звучит так: «Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию…» — это шаблон, который уже приелся. Лучше заменить его чем-то похожим. Например, можно написать так: «Хочу работать в компании „Электроник“», или «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в вашей компании», или «Хочу стать частью команды „Электроник“, а именно — занять должность юриста».

Читайте также:  Язык способ выражения мысли и чувства

Структура и содержание

Сопроводительное письмо должно быть построено вокруг преимуществ для работодателя. То есть в нем важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.

С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, то есть в определенную компанию, а не массово рассылаете письма всем работодателям.

Если в вакансии указано имя рекрутера, в сопроводительном письме обратитесь к нему по имени. Рекрутер оценит вашу внимательность. Если отправляете резюме и сопроводительное письмо на специализированном портале, например hh.ru или superjob.ru, писать, откуда узнали о вакансии, не нужно, потому что это и так понятно.

Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны компании.

Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания

В вакансии В сопроводительном письме
Высшее юридическое образование Хорошо разбираюсь в праве, поскольку окончил юрфак и работал помощником адвоката три года
Английский язык Свободно общаюсь на английском и веду деловую переписку, поскольку знаю английский язык на уровне Advanced
Отличное знание гражданского законодательства РФ Отлично разбираюсь в гражданском законодательстве — работал помощником юриста по гражданским вопросам пять лет

Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.

Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии

В вакансии В сопроводительном письме
Опыт работы юристом в рекламном агентстве У меня нет опыта работы юристом в рекламном агентстве, но я знаком с законом о рекламе в теории и готов использовать эти знания в деле
Опыт разработки юридических документов Никогда не разрабатывал юридические документы, но хорошо ориентируюсь в законодательстве и знаком с требованиями к делопроизводству

Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Вашу внимательность может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.

Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование, если вы, как кандидат, понравитесь и можете подойти на должность. В конце оставьте свои контакты — имя, телефон и почтовый адрес, по которым работодатель может с вами связаться.

В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Например, написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».

Ошибки при составлении

Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Правильно, если оно будет его дополнять. Например, если в резюме указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, при недостатке опыта рассказать больше о знаниях и навыках и как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объяснить, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.

Лучше быть честным с работодателем. Если причина длительного перерыва кроется в семейных обстоятельствах или в чем-то личном, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в новый город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.

Длинный текст о себе. Читать длинные сопроводительные письма сложно, и никто не хочет этим заниматься. Как правило, рекрутеры сканируют письма по диагонали и смотрят отдельные части, на основе которых решают, работать с кандидатом дальше или нет. Более того, у рекрутера может не быть времени вчитываться в длинные письма кандидатов.

Если письмо больше страницы, часть придется удалить, чтобы в итоге остались 3—5 стройных абзацев. Разделяйте сопроводительное письмо на небольшие части, чтобы работодателю было легко быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.

Личная жизнь. В сопроводительном письме нет места информации о личном. Например, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.

Опечатки и грамматические ошибки. Меньшее из всех зол, но тем не менее старайтесь их избегать. Прогоните сопроводительное письмо через специальные сервисы проверки на ошибки. Например, через «Текст-ру» или «Орфограммку». Еще можно проверить письмо через сервис «Главред» на чистоту и читаемость.

Не забывайте про оформление сопроводительного письма. Если пишете письмо на специальном сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете письмо в отдельном документе, используйте выравнивание текста по левому краю, поля и заголовки.

Сопроводительное письмо должно быть аккуратным и приятным на глаз. Таким, чтобы его хотелось прочитать. Советую вычитывать письмо несколько раз, прежде чем отправить потенциальному работодателю, чтобы убедиться, что мысли в нем изложены логично и последовательно, а в тексте нет ошибок.

Я пишу сопроводительное письмо в отдельном гугл-документе. Сначала копирую туда текст вакансии, затем выбираю требования к кандидату и пишу под каждым из них то, как мои навыки и опыт соотносятся с требованиями работодателя. Затем несколько раз читаю письмо вслух, чтобы убедиться, что оно написано простым языком, исправляю ошибки и опечатки. Затем копирую письмо куда нужно, например в специальное поле на hh.ru, и отправляю работодателю.

Почему нужно писать сопроводительное письмо

Хотя примерно половина работодателей не читает сопроводительные письма, писать их все-таки стоит.

Сопроводительное письмо — это шанс отстроиться от других кандидатов с похожими на ваше резюме. Основная цель сопроводительного письма — убедить рекрутера открыть и прочитать ваше резюме. То, что вы потратили время и написали такое письмо, говорит о ваших серьезных намерениях в качестве кандидата.

Если вы отправляете резюме по собственной инициативе, например потому, что давно хотите работать в этой компании, без сопроводительного письма этого точно делать не стоит.

В каких случаях еще необходимо писать сопроводительные письма:

Объем сопроводительного письма не должен превышать половины страницы А4. Исключение для тех, кто претендует на высокие позиции. В таких случаях допустим и даже необходим объем на страницу А4.

Резюме фокусируется на прошлом и настоящем. Сопроводительное письмо направлено на будущее. Расскажите специалисту по подбору персонала, какую пользу вы можете принести компании в будущем и почему они должны выбрать именно вас.

Рекомендации по улучшению

Сопроводительное письмо должно быть адресным, то есть обращаться к конкретному работодателю. Например, при отклике на вакансию юриста в письме стоит написать, в какой именно компании хотите работать. У работодателя не должно создаться ощущение, что вы рассылаете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.

Не оценивайте результаты своей работы, а приводите конкретные доказательства и результаты. Например, конкретные цифры, если это возможно.

Источник

Сопроводительное письмо о направлении документов: как оформить, бланк

Сопроводительным письмом называется разновидность делового письма, которое прилагается к отправляемым документам, торговым предложениям, резюме.

Оформление сопроводительного письма не является обязательным требованием делопроизводства, но желательно для отправителя, так как содержит ряд нужных реквизитов:

Чтобы перестраховаться о получении, пакет документов можно переправить почтой заказным письмом, что гарантирует личную подпись получателя.

Составление сопроводительного письма к документам

Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует. Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.

Цели и задачи сопровода

Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

Структура сопроводительного письма

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации. Она не является обязательным требованием.

Содержание

Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как составить образец сопроводительного письма к документам:

Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый …» или «Уважаемая…». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц:

Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

Шаг 5. Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

Шаг 6. Указать подписанта и подписать послание.

Исполнитель указывается внизу листа. Помимо Ф.И.О., необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Пример сопроводительного письма к документам

ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»

ООО «Идеальный контрагент»

№ 124 от 28 октября 2021 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Михайлов Игорь Константинович

Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.

В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 № 987 (Вх. № 365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта № 123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах.

Директор ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Бытует мнение, что сопроводительное письмо – это исключительно ответ на определенный запрос. На самом деле сопроводительное письмо составляется при любой отправке бумаг и документов, независимо от адресата или наличия запроса.

В верхнем правом углу сопроводительного письма указывается адресат отправления. Если документы отправляются по запросу, то в поле адресата потребуется также указать ФИО лица, направившего запрос. Например «Судье Октябрьского суда города Хабаровска, Марининой И.И.».

Общая информация о сопроводительном письме

Структура письма может отличаться, в зависимости от типа сопровождения. Однако она имеет общие моменты и, в целом, выглядит следующим образом.

Шапка. В верхнем правом углу пишите, кому направляете документы и куда. Например: «Генеральному директору ООО «Яблоко» Казанцеву А.В. Адрес: г. Челябинск, ул. Плеханова, д. 3». Ниже указывайте дату. Если письмо отправляете от организации или индивидуального предпринимателя, то ставите исходящий номер.

Название документа. Посередине листа, сантиметра на два ниже шапки пишите: «Сопроводительное письмо». Точка в конце названия документа не ставится.

Содержание. Здесь указываете основной текст письма и цель его отправки. Если документы и сопроводительная бумага подготавливались в ответ на заявление или требование, то пропишите это. Например: «На ваш запрос №39 от 25 августа 2021 года направляем …».

Это самый важный раздел. От него может зависеть даже ваша судьба. Например, если вы отправляете резюме. Поэтому в следующей главе содержание сопроводительного текста раскроем подробнее.

Опись документов. Их укажите строго по списку. Кроме того, в сопроводительном письме обозначьте, в скольких экземплярах отправляется каждый документ. Например:

Заключение. Если вы хотите получить отклик на отправленные документы, то эту информацию укажите здесь. Например, вы высылаете партнеру по бизнесу два экземпляра договора. Вам необходимо, чтобы один подписанный той стороной документ к вам вернулся. Значит, так и пишите: «Просим подписать договор и один экземпляр отправить в наш адрес».

В этом разделе можно указать на конфиденциальность данных. Для этого пропишите в сопроводительном письме, что они разглашению не подлежат. Можете напомнить адресату, что за распространение такой информации законом предусмотрена административная и уголовная ответственность.

В этой части документа вы вправе указать срок ответа, а также предусмотреть последствия, если вы его не получите. Например: «Просим вернуть подписанный договор в течение 30 дней с момента получения. Если в указанный срок договор в наш адрес не поступит, то он будет считаться незаключенным».

Подпись и контактные данные. В конце сопроводительного письма распишитесь и укажите фамилию с инициалами. Если документ оформляется от имени юридического лица, то указывается и должность подписанта.

Примерно на два сантиметра ниже подписи вы вправе указать контактное лицо и его номер телефона. Это делается, чтобы контрагент знал, с кем можно связаться в случае возникновения вопросов. Например: «Контактное лицо: Сонина Елена Михайловна, тел. 8-950-00-00.

Если сопроводительное письмо подается в бумажном виде, то распечатайте его (или напишите от руки) в двух экземплярах. На одном из них получатель поставит отметку о приеме документов. В дальнейшем это послужит доказательством передачи бумаг.

От кого

Если сопроводительное письмо составляется на фирменном бланке, то отправитель не нуждается в дополнительных представлениях, поскольку бланк содержит в себе все необходимые реквизиты.

В конце сопроводительного письма на бланке указывается должность и ФИО лица, имеющего право отправлять документы. Обычно этим лицом является руководитель.

Поскольку отправка бумаг – это обычно канцелярская работа, то необходимости в подписи руководителя иногда нет, и за него подпись может проставить работник канцелярии. При этом чтобы было понятно, кем подписано сопроводительное письмо, перед записью с ФИО руководителя ставится знак дроби, а внизу документа, мелким шрифтом, указывается должность и ФИО исполнителя.

Именно исполнитель и будет ответственен за своевременную и правильную отправку.

Если сопроводительное письмо исходит от физического лица, то составляется оно на листе бумаги с указанием ФИО отправителя и его адреса. Подписывает такое сопроводительное письмо сам отправитель.

Сопроводительное письмо – не самостоятельный документ и его назначение – это описание самого факта отправки. Поэтому оно должно содержать в себе перечисление того, что отправляется. Например «На ваш запрос №1-2-3/20 от 15.07.2020 года направляем уголовное дело по обвинению Иванова И.И. по ст. 218 ч.2 УК РФ».

После окончания текста следует составить список приложений, например «Приложение: Личное дело № 111 слесаря Иванова И.И. Личное дело № 222 токаря Петрова П.П.» и т.д.

Хранение сопроводительных писем

Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше? Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами.

Во многих фирмах просто создаётся дело «Сопроводительные письма», которое и используется в качестве «корзины» для таких посланий. Что к ним было приложено – без разницы. Есть и более «цивилизованный» вариант – создать несколько дел по сопроводительным письмам и поместить их в номенклатуры дел структурных подразделений. Как это работает?

Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение – нет.

В сопроводительных письмах, как и в других простых (на первый взгляд) актах, дьявол кроется в деталях. Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение – всё это относится к грубым нарушениям. Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него. Это особенно печально, если вы ведёте «переписку» с налоговой или другими представителями государства.

На основании чего

Сопроводительное письмо должно содержать в себе ответ на вопрос «почему это направляется».

Если документы отправляются по запросу, то текст письма должен содержать сведения об этом. Необходимо указать не только номер запроса, но и его дату.

Михайлов Игорь Константинович

Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.

Многие фирменные бланки содержат в себе эту рубрику. Как правило, в левом верхнем углу содержится строка исходящих данных, а под ней – строка с данными о запросе.

Под исходящими данными подразумевается исходящий номер письма и дата его составления, в соответствии с регистрацией в журнале исходящей корреспонденции.

Если документы направляются по собственной инициативе, то текст сопроводительного письма должен довести это до сведения адресата. Например «Направляю вам претензию по качеству товара, приобретенного в вашем магазине 12.12.2021 года».

Сопроводительное письмо, оформленное на бланке, заканчивается подписью, а письмо, составленное на чистом листе бумаги – датой и подписью отправителя.

Куда и кто

Сопроводительная записка может являться как самостоятельным документом, так и составленным в ответ на какой-то запрос о предоставлении документов. И в первом, и во втором случае сопроводительная записка играет роль письма-подтверждения отправки конкретных документов, а во втором случае еще и подтверждает исполнение запроса.

Сопроводительная записка может быть как внутренним документом организации (в таком случае она будет носить более верное название служебной записки и не будет подлежать оформлению на фирменном бланке), так и документом, адресованным сторонней организации или физическому лицу. Суть и содержание документа от этого не изменятся.

Составляется сопроводительная записка:

Цель составления

Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

Виды и типы писем

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Деловая этика

Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Некоторые руководители любят бесцеремонные фразы в духе «Срок ответа на письмо – 3 рабочих дня». Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма (в соответствии с нормами деловой этики) варьируется от одного до тридцати дней. Вы не вправе сокращать его, тем более – столь ультимативно.

Формулировка «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх дней» вполне допустима. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: «Пожалуйста, по возможности ответьте в течение трёх рабочих дней, поскольку до 10.10.2015 мы должны предоставить ответ в инспекцию Федеральной налоговой службы». Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд (или в другие гос. органы), но и в послании к контрагентам и другим адресатам.

Требования к форме бланка

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

3.1 Пример пустого бланка

А теперь посмотрим на то, как может выглядеть сопроводительное письмо к документам – образец формы.

Заполненный пример в конце статьи!

Лист А4 (пустой бланк)

Общество с ограниченной ответственностью «Название компании» (указываются полные реквизиты компании)

Исх. № от_______ Данные о получателе______________________________

(название организации, адрес, возможно, должность и ФИО сотрудника)

С уважением, Должность______________________ Подпись ___________________ ФИО______________________

Исполнитель: Должность __________________ ФИО _________________________ Контактные данные _________________________

Что это и для чего нужно?

Сопроводительное письмо к документам – это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы (в первую очередь те, у которых нет адресной части), отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции (либо рекомендации) о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи:

В каких случаях без этого документа не обойтись?

Разберём перечисленные пункты подробнее.

Структура и содержание каждого блока

В структуре сопроводительного письма, помимо обязательных реквизитов и данных о получателя и составителя письма, выделяется 4части:

4.1 Несколько слов о теме

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

4.2 Как обратиться к получателю

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.

Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»

4.3 Что писать в основной части

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки Тип адресата
Предоставляем Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.

4.4 Приложения

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

4.5 Кто может подписывать

Теперь осталось подписать сообщение.

Михайлов Игорь Константинович

Консультант в области права с 10-летним стажем. Специализируется в области гражданского права. Имеет опыт в экспертизе документов.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Структура и реквизиты

Не следует думать, что сопроводительное письмо – это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения. Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера. Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий.

Полный список реквизитов выглядит так:

Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. Заголовок тоже не всегда пишут – его вполне может заменить обращение вроде «Уважаемый Иван Иванович!». А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Главная часть письма – перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части:

Текст послания начинается со стандартных фраз:

Тут же указываются названия документов и их реквизиты: дата и номер. Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Например:

Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: слева – должность отправителя, справа – ФИО, по центру – подпись. Подписать письмо можете либо вы (как руководитель), либо главный бухгалтер (если речь идёт об учётных документах, а получатель – ИФНС). Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.

Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь.

Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы:

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.

Второй тип ошибок связан с самими формулировками.

Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий.

Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать.

На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено.

Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Сопроводительное письмо: как написать хороший текст и получить работу мечты

Кому может быть полезна эта статья:

Начну с того, что процитирую, слегка переиначив, свою же публикацию в Facebook, которая неожиданно для меня оказалась резонансной. Один мой друг, которого я знаю как отличного специалиста и надежного человека, решил написать сопроводительное письмо на вакансию 1С-программиста с большим опытом работы.

Просмотр его резюме на HH.ru с многочисленными типовыми формулировками навевал скуку — выхолощенный сухой текст, который вообще не про человека, а про унылую безынициативную функцию. Как это исправить? Как «оживить», «окреативить», если угодно, придать шарма резюме, чтобы оно соответствовало написавшему его человеку?

Премия молодых предпринимателей Young Awards 2021. Подать заявку.

Мы сели и поговорили, провели краткое интервью, выяснили ключевые моменты его деятельности, его желания, интересные результаты в работе, особенности характера и преимущества. Так появилось сопроводительное письмо, которое впоследствии попало в «яблочко»: первый же отклик на вакансию привел к собеседованию и предложению о работе в крупной компании. Вот это конверсия!

В конце своей публикации на Facebook я призвал всех желающих увидеть чудодейственное сопроводительное письмо написать в «личку» — от желающих не было отбоя! Разумеется, не обошлось и без дискуссий в комментариях.

Сейчас, оценивая тот случай и разговор с профессионалами из IT-индустрии, я укрепился в мысли, что и поиске работы, и при поиске сотрудников, наличие сопроводительного письма — однозначный плюс. Хотя я встретил и противников этого формата.

Для тех же, кто нашел этот вариант приемлемым, предлагаю такой порядок действий.

Как составить сопроводительное письмо за 5 шагов

Поиск работы — это лишь пример, а правда такова, что сопроводительное письмо — это «лакмус» и для оценки стартапов, и для коммерческих предложений и так далее.

Без понятного, доброжелательного и убедительного объяснения, почему стоит посмотреть вашу презентацию или оценить продукт, высока вероятность, что адресат сэкономит свое время и просто не откроет письмо.

Прочтение типовых писем и предложений — это рутинная и не самая увлекательная работа, так что умейте обратить на себя внимание, владейте словом. Все мы — продавцы собственных профессиональных навыков. От того, насколько удачно человек умеет преподнести свои компетенции, зависит результат.

Те же, кто не может «продать» себя, оказываются на обочине. Это не меркантильный подход, а всего лишь горькая правда. Бизнес руководствуется своими суровыми законами — примите этот кодекс.

При этом вовсе не обязательно переигрывать с лексикой — даже самое простое по стилистике письмо покажет заинтересованность работника и даст фору в сравнении с теми, кто не удосужился его написать.

Когда сопроводительные письма наиболее важны

Порой сопроводительное письмо — реальная потребность пояснить резюме: например, если вы обращаетесь в компанию без актуальных вакансий, но вам близко то, как работает компания, и вы рассчитываете на вакансию в перспективе.

Либо если присутствуют ремарки по бытовым, рабочим и финансовым вопросам (готовность к переезду, желание поменять сферу деятельности, отсутствие опыта, готовность работать по нестандартному графику).

Письмо должно быть кратким, его объем не должен превышать 1,5 тысячи символов.

Сопроводительное письмо — это также хороший способ облагородить резюме, в краткой форме резюмировать свои умения, опыт, намерения и ожидания. Бесценный инструмент для молодых специалистов, которые не имеют возможности лихо щегольнуть десятком проектов в портфолио.

Но важно не увлекаться и не повторять то, что уже написано в резюме.

Работодатель ищет не просто исполнительного сотрудника, но в идеале — перспективного, ставящего перед собой высокие цели. Эпистолярный жанр позволяет вдумчиво и открыто рассказать о себе. Иногда откровенность и горящие глаза важнее пары десятков лет «опыта» ваших конкурентов.

Пишите не о том, что вы хотите получить от компании, а о том, что готовы сделать для нее. И будьте честны, ведь обман быстро проявится — если не на собеседовании, то в работе.

Вполне возможно, что в будущем, когда в рабочие процессы активно вовлекутся роботы-сканеры с искусственным интеллектом, сопроводительное письмо будет бессмысленно, а все резюме (и социальные сети впридачу) будут сканироваться автоматически и выбираться самое качественное по формальным признакам.

Но пока мы живем в мире людей, где все происходит немного иначе, и личностный подход может дать существенный результат.

Из личного опыта: в истории моей компании Sportsoft было уже несколько случаев, когда человек с примечательным и честным сопроводительным письмом приглашался сначала на встречу, а затем на работу, даже несмотря на отсутствие вакансий. Мы ценим индивидуальность и хотим, чтобы с нами работали ответственные, креативные, смелые люди, у которых есть чему поучиться.

Так проявляется высокий человеческий потенциал и профессиональный уровень соискателя: не просто отозваться на вакансию шаблонным текстом, а проявить инициативу и убедить даже не нуждающегося в кадрах работодателя поверить в вас. Работа на перспективу — ценная вещь для обеих сторон.

Как получить максимум

Чтобы написать качественное сопроводительное письмо, необходимо подготовиться. Ссылаясь на опыт своего друга, которому в подготовке сопроводительного письма реально помогло личное интервью, могу посоветовать этот формат.

У многих людей есть светлые мысли, но свои очертания и силу они могут приобрести только при произнесении вслух. Не всем удается в одиночестве, наедине с самим собой, найти нужные слова.

С большой долей вероятности вы получите достойный результат, на который обратит внимание работодатель. И не бойтесь слать письма на свою работу мечты, даже если знаете, что сейчас вакансий нет. Если вы не будете действовать, шанса выиграть в эту лотерею точно не будет.

Источник

Простыми словами о самом интересном